نموذج كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة
محتويات الصفحة
الحقول التي تعبئها
اكتب بياناتك في الحقول، فيظهر الخطاب كاملاً تحتها جاهزاً للطباعة.
نص الخطاب
الحقول المظللة تُستبدل ببياناتك عند التعبئة.
كلمة شكر وتقدير
رقم الخطاب: رقم الخطاب
صيغة المخاطبة اسم الموظف أو الفريق، المسمى أو الإدارة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
الموضوع: شكر وتقدير
تتقدم اسم المنشأة إليكم بالشكر على ما بذلتموه الفترة في العمل الذي يشكر عليه.
وقد لاحظت الإدارة في هذا العمل ما يلي: ما لاحظته الإدارة تحديداً.
وكان لهذا الجهد أثره الواضح، إذ أثر العمل على المنشأة.
وتقدر الإدارة لكم هذا العطاء، وتسجل شكرها لكم عليه في هذا الخطاب، راجية لكم دوام التوفيق.
وتفضلوا بقبول خالص التحية والتقدير.
اسم المرسل، صفة المرسل، التوقيع والختم
ما الذي يجعل كلمة الشكر مقنعة لا منسوخة؟
الخطاب الذي له معنى يملأ ثلاث خانات بالترتيب: العمل المحدد وفترته، ثم ما رأته الإدارة فيه تحديداً، ثم ما تغير في المنشأة بسببه. والخانة الوسطى هي التي تفرق بين خطاب كتب لشخص بعينه وخطاب يصلح لأي أحد. قارن عبارة «نشكركم على جهودكم المميزة وتفانيكم في العمل» بعبارة «راجعتم ملفات العقود واحداً واحداً، ونبهتم إلى ثلاثة عقود انتهت ولم تجدد». الأولى تقال للجميع، والثانية لا تقال إلا لمن فعل ذلك فعلاً. فإذا لم تجد ما تكتبه في هذه الخانة، فاسأل من أشرف على العمل قبل أن تكتب.
كيف تصاغ الفقرة الوسطى بعد أزمة أو مشروع أو جهد هادئ؟
مثال النموذج مكتوب لمهمة محددة انتهت قبل موعدها. وإذا اختلف نوع الجهد، فانقل الجملة الأولى من إحدى الصيغ الثلاث إلى خانة ما لاحظته الإدارة، والثانية إلى خانة الأثر، ثم عدل التفاصيل. بعد عمل عاجل: «حين تعطل النظام ليلة الإقفال، بقيتم في المنشأة حتى أعيد تشغيله، ثم تأكدتم صباحاً من سلامة البيانات»، والأثر: «فتحت الفروع أبوابها في موعدها». لفريق بعد مشروع: «اجتمع الفريق على موعد التسليم، وتقاسم أعضاؤه الأعمال بحسب الحاجة لا بحسب المسميات»، والأثر: «تسلم العميل المشروع كاملاً في وقته». لجهد متصل لا يتحدث عنه أحد: «لم يكن عملكم في هذه الأشهر مما يشد الانتباه، لكن انتظامكم في الدوام ودقتكم في التسليم لم يغيبا عن الإدارة»، والأثر: «بقي سير العمل مستقراً دون تعثر». وفي الحالة الأخيرة اكتب في خانة العمل وصفاً عاماً مثل «أعمالكم اليومية في القسم»، وفي خانة الفترة مدة أطول مثل «الأشهر الستة الماضية».
ما الذي لا يوضع في خطاب الشكر؟
خطاب الشكر يسجل ما مضى، ولا يرتب شيئاً للمستقبل. فلا تعد فيه بزيادة أو مكافأة أو ترقية أو تجديد عقد، لأن كلاً منها يحتاج إلى قرار مستقل يصدر في خطابه الخاص بعد اعتماده، مثل خطاب الترقية. ولا تقارن الموظف بزملائه، فالمقارنة تحول الشكر إلى حكم على غيره. ولا تكتب عبارة قد تقرأ لاحقاً كأنها درجة في تقييم الأداء، كأن تصفه بأنه أفضل من في القسم، فللتقييم نموذجه وموعده. ولا تستعمل الخطاب لتلطيف ملاحظة سبق أن وجهتها إليه على أدائه، ولا ترسل النص نفسه لأعضاء الفريق كلهم مع تغيير الاسم وحده.
من يوقع الخطاب ومتى يرسل؟
يوقعه المدير المباشر الذي رأى العمل، أو مسؤول مفوض في المنشأة إذا أرادت الإدارة أن يصدر باسمها. وأثره أكبر حين يصل بعد الإنجاز بأيام، لا حين يؤجل إلى نهاية السنة ويجمع مع غيره. وإذا كتبته لفريق، فخاطب الفريق باسمه، ولا تذكر أحداً من أفراده بالاسم إلا إذا كتبت له سطراً صادقاً يخصه. سلمه مطبوعاً موقعاً أو أرسله بالبريد الإلكتروني، ولا تكتف برسالة في مجموعة محادثة تضيع بين غيرها. وجرت العادة أن تحفظ نسخة منه في ملف الموظف، وهذا عرف إداري لا نص نظامي.
متى تستعمل رسالة الوداع بدلاً منه؟
هذا الخطاب تصدره الإدارة وتوقعه، ويصل الموظف وهو على رأس العمل، ولو كان في أيامه الأخيرة قبل انتقاله أو تقاعده. أما الرسالة التي يكتبها الموظف المغادر بنفسه إلى زملائه، فلها نموذج رسالة الوداع لزملاء العمل في قسم الخطابات.
هل تسجل تكلفة الغداء أو الهدية التي ترافق الشكر؟
إذا رافق الشكر غداء للفريق أو هدية رمزية، فما دفعته المنشأة مصروف عادي يسجل بتاريخه وبنده واسم من اعتمده. واحفظ الفاتورة أو الإيصال مع القيد، فهو أول ما يطلبه المراجع حين يسأل عن المصروف. ويختصر خطوة التسجيل نظام محاسبي تسجل فيه المصروف في بنده وتربطه بالصندوق أو البطاقة التي دفع منها.
أسئلة شائعة
هل يلزم نظام العمل صاحب العمل بإصدار خطاب شكر للموظف؟
لا يلزم نظام العمل بإصداره ولا يحدد نصه، فلا تتناول مواده خطابات الشكر. وهو مستند تعامل تصدره الإدارة حين ترى جهداً تريد أن تسجله.
هل يحتسب خطاب الشكر في تقييم الموظف أو ترقيته؟
لا يحتسب بذاته في التقييم أو الترقية إلا إذا نصت على ذلك سياسة داخلية في المنشأة. أما الترقية أو الزيادة فتحتاج إلى قرار مستقل وخطاب خاص بها.
هل أكتب خطاب شكر لفريق كامل أم لكل موظف؟
يصلح الأمران: خطاب واحد للفريق حين يكون العمل مشتركاً، وخطاب لكل موظف حين يكون لكل منهم دور يمكن وصفه. وفي خطاب الفريق اكتب «الزملاء الأفاضل» في صيغة المخاطبة واسم الفريق في خانة الاسم.
هل أرسل خطاب الشكر بالبريد الإلكتروني أم أطبعه؟
كلاهما مقبول، فالنسخة المطبوعة الموقعة أنسب للملف، والبريد الإلكتروني أسرع في الوصول. وإذا أرسلته بالبريد، فاحفظ معه نسخة موقعة في ملف الموظف.
هل تحفظ الصفحة الأسماء التي أكتبها في الحقول؟
ما تكتبه في الحقول يبقى في عنوان الصفحة على متصفحك، ولا يرسل إلى خادم ولا يحفظه الموقع. فإذا نسخت الرابط بعد التعبئة، فسيرى من يفتحه الأسماء والتفاصيل التي كتبتها.
المصادر
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعيةتاريخ المراجعة:
- نظام العمل (هيئة الخبراء بمجلس الوزراء)تاريخ المراجعة: