قيد استحقاق الرواتب في نهاية الشهر

مثال محسوب بالريال

«مؤسسة افتراضية للخدمات اللوجستية» في الدمام أعدت مسير رواتب سبتمبر 2026، وفيه 7 موظفين: سعوديان أول اشتراك لهما في التأمينات قبل 3 يوليو 2024، وسعودي اشترك أول مرة في عام 2025، و4 غير سعوديين. مجموع الرواتب الأساسية 38,000 ريال، وبدل السكن النقدي 9,500 ريال، وبدل النقل 3,500 ريال، فالإجمالي 51,000 ريال. الأجر الخاضع للاشتراك هو الأجر الأساسي مع بدل السكن النقدي: 20,000 و10,000 و17,500 ريال للمجموعات الثلاث. يأخذ القيد حصص التأمينات مجاميع جاهزة من المسير كما في الجدول، والنسب فيه نسب شهر سبتمبر 2026. تُحوَّل الرواتب يوم 1 أكتوبر، وتُسدد الاشتراكات قبل 15 أكتوبر. فالصافي 51,000 − 3,025 = 47,975 ريالاً، والمستحق للتأمينات 3,025 + 3,975 = 7,000 ريال.

أخطاء شائعة في هذا القيد

• تسجيل حصة الموظفين 3,025 ريالاً مصروفاً مرة ثانية، فيصير المصروف 58,000 ريال بدلاً من 54,975 ريالاً.
• جعل البنك دائناً بالإجمالي 51,000 ريال يوم التحويل، مع أن الذي خرج منه فعلاً 47,975 ريالاً، والباقي يُدفع للتأمينات في موعده.
• تطبيق 9.75% و11.75% على كل موظف سعودي منذ 1 يوليو 2025 دون الرجوع إلى تاريخ أول اشتراك له في التأمينات.
• تأجيل مصروف سبتمبر إلى أكتوبر لأن التحويل وقع في أكتوبر، فيظهر سبتمبر بلا رواتب وأكتوبر بمسيرين.
• اقتطاع اشتراك من راتب الموظف غير السعودي، مع أن اشتراكه كله على المنشأة.
• خفض مصروف الرواتب بقسط سلفة يُسترد من الموظف، والصحيح أن يبقى المصروف بالإجمالي ويُقيَّد القسط دائناً في حساب ذمم الموظفين.
• إقفال أي فرق بين الاشتراكات المستحقة ورصيد الحساب في المصروف مباشرة، قبل مطابقته بمسير الشهر لمعرفة سببه.

لماذا تُثبَت رواتب سبتمبر في سبتمبر وإن حُوّلت في أكتوبر؟

يحكم القيدَ معيار المحاسبة الدولي 19 (منافع الموظفين)، وهو مما اعتمدته الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين من المعايير الدولية للتقرير المالي. يثبت هذا المعيار المنافع قصيرة الأجل حين يؤدي الموظف الخدمة، بالمبلغ المتوقع دفعه دون خصمه إلى قيمته الحالية. الموظفون السبعة عملوا طوال سبتمبر، فمصروف 51,000 ريال وحصة المنشأة 3,975 ريالاً يخصان سبتمبر. ويظهر الصافي 47,975 ريالاً في 30 سبتمبر التزاماً متداولاً. وتنص المادة 90 من نظام العمل على دفع أجر العامل الشهري مرة في الشهر، ويجوز دفعه عن طريق البنوك المعتمدة في المملكة بموافقة العامل دون تجاوز موعد الاستحقاق. فتحويل 1 أكتوبر يسدد التزاماً قائماً، ولا يضيف مصروفاً جديداً إلى أكتوبر.

حصة الموظف من التأمينات: التزام على المنشأة لا مصروف عليها

تجيز المادة 92 من نظام العمل اقتطاع اشتراكات التأمينات الاجتماعية من أجر العامل. مبلغ 3,025 ريالاً داخل في الإجمالي البالغ 51,000 ريال الذي سُجّل مصروفاً، والمنشأة تحتفظ به حتى تدفعه للتأمينات. أما مصروفها الإضافي فحصتها وحدها: 3,975 ريالاً. لذلك يجمع حساب واحد الحصتين: 3,025 + 3,975 = 7,000 ريال. والنسب في الجدول نسب سبتمبر 2026: 9.75% على الموظف و11.75% على المنشأة لمن بدأ اشتراكه قبل 3 يوليو 2024، و10.75% و12.75% لمن بدأه بعد ذلك، وتفصيلها بحسب فروع التأمين في صفحة قيد التأمينات الاجتماعية. والأجر الخاضع هنا الأجر الأساسي مع بدل السكن النقدي، وليس فيه بدل النقل.

الموظف غير السعودي في القيد نفسه

غير السعودي مشمول بفرع الأخطار المهنية وحده، فلا يُقتطع من راتبه شيء. تتحمل المنشأة عنه 2% من الأجر الخاضع: 17,500 × 2% = 350 ريالاً للأربعة. هذا المبلغ جزء من مصروف التأمينات الاجتماعية 3,975 ريالاً ومن الالتزام 7,000 ريال، ويتسلم الأربعة رواتبهم كاملة: 19,500 ريال. ومن أراد متابعة اشتراكاتهم وحدها فتح لها حساباً فرعياً تحت الحساب نفسه.

صيغ أخرى للقيد نفسه

الأساسي والبدلات في حسابات منفصلة: القيد نفسه بستة أسطر. ويسهّل الفصل مطابقة الأجر الخاضع مع ما أُبلغ عنه للتأمينات، لأن حساب بدل السكن يدخل فيه وحساب بدل النقل لا يدخل.

تحويل صافي الرواتب في 1 أكتوبر: يحول البنك 47,975 ريالاً إلى حسابات الموظفين السبعة، فيصبح رصيد حساب الرواتب المستحقة صفراً. ولا يمس هذا القيد أي حساب مصروف.

سداد اشتراكات سبتمبر حتى 15 أكتوبر: يُدفع الاشتراك خلال الأيام الخمسة عشر الأولى من الشهر التالي لشهر استحقاقه، فيُقفَل حساب التأمينات الاجتماعية المستحقة على صفر كذلك. بهاتين الدفعتين يخرج من الحساب البنكي في أكتوبر 54,975 ريالاً.

الصرف قبل نهاية الشهر: صيغة مستقلة: لو حوّلت المؤسسة الرواتب يوم 28 سبتمبر لأصبح البنك دائناً بالصافي بدلاً من حساب الرواتب المستحقة، فلا يبقى لهذا الحساب رصيد في آخر الشهر. أما اشتراكات التأمينات فتبقى التزاماً حتى أكتوبر.

القيد في المولد وفي ملف إكسل