قيد العهدة النقدية وتسويتها

مثال محسوب بالريال

مؤسسة افتراضية لتوريد مستلزمات المختبرات في الدمام، مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، سلمت مشرف مستودعها خالد المثال عهدة بتحويل بنكي يوم 1 سبتمبر 2026: من حـ/ العهدة النقدية (خالد المثال) إلى حـ/ البنك 8,500 ريال. وفي 30 سبتمبر أعاد خالد أربعة إيصالات مجموع مدفوعاتها 4,911 ريالاً، وبقي معه 3,589 ريالاً نقداً. يفرز الجدول الإيصالات واحداً واحداً: فاتورتان ضريبيتان من موردين مسجلين تخصم ضريبتهما، وإيصال محل غير مسجل لا ضريبة عليه، وعشاء عمل لمورد زائر تبقى ضريبته داخل مصروف الضيافة. فالمصروفات في القيد 4,398 ريالاً: 3,420 قبل الضريبة من الفاتورتين، و978 دُفعت كاملة في الإيصالين الآخرين. ورصيد العهدة بعد التسوية 3,589 ريالاً، ويجب أن يطابقه النقد الذي يعده خالد أمام المحاسب.

أي إيصالات العهدة تخصم ضريبتها؟

كل إيصال في ملف العهدة فاتورة شراء قائمة بذاتها، تنطبق عليها شروط الخصم كأن المنشأة اشترت مباشرة. تشترط المادة 49 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة أن يكون الشراء للنشاط الاقتصادي، وأن تكون الضريبة مثبتة بفاتورة ضريبية، أو بفاتورة ضريبية مبسطة صادرة صحيحة بوصفها دليلاً بديلاً. وأغلب إيصالات العُهد مبسطة، لأن الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية يسمح بها لكل توريد دون 1,000 ريال. أما المحل غير المسجل في ضريبة القيمة المضافة فإيصاله لا يمنح خصماً ولو طُبعت عليه نسبة 15%، وفق دليل خصم ضريبة المدخلات. وتمنع المادة 50 خصم ضريبة الضيافة في المطاعم والفنادق، والترفيه، وشراء السيارات المقيدة كما تعرّفها اللائحة أو إصلاحها أو تزويدها بالوقود، وما كان للاستعمال الخاص، إلا في حالات تستثنيها اللائحة. لذلك دخل عشاء المورد الزائر مصروفاً بمبلغه كاملاً 598 ريالاً.

لماذا لا تسجل العهدة مصروفاً يوم صرفها؟

المال الذي يحمله خالد ما زال ملك المنشأة، وكل ما تغير أنه انتقل من البنك إلى يد موظف. ويشمل النقد في معيار المحاسبة الدولي 7 النقد في الصندوق والودائع تحت الطلب، والعهدة من النوع الأول. فتبقى أصلاً في الميزانية، ولا يصبح منها مصروفاً إلا ما تثبته الإيصالات عند التسوية. ولكل حامل عهدة حساب باسمه، حتى يُقارَن رصيده في الدفاتر بالنقد الذي في يده، ويسهل ذلك برنامج محاسبة تسجل فيه العهدة حساب خزينة مستقلاً عن البنك، فيظهر رصيدها وحده.

أخطاء شائعة في هذا القيد

• تسجيل العهدة مصروفاً يوم تسليمها، فتظهر 8,500 ريال في مصروفات الشهر قبل إنفاق شيء منها، ثم تُقيد الإيصالات فوقها عند التسوية.
• جمع إيصالات الشهر كلها في سطر واحد باسم «مصروفات نثرية» والضريبة داخله، فلا تصل الضريبة القابلة للخصم إلى الإقرار.
• خصم ضريبة فاتورة مطعم أو ضيافة لأنها دُفعت من العهدة، والمادة 50 تمنع خصمها أياً كان من دفعها.
• احتساب 15% ضريبة مدخلات من إيصال محل لا رقم ضريبياً عليه.
• خصم ضريبة وقود سيارة يستعملها حامل العهدة في شؤونه الخاصة أيضاً، ولا يُمنع الخصم في وقود مركبة مخصصة للعمل وحده دون أي استعمال خاص.
• ترك الإيصالات دون تسوية إلى ما بعد نهاية الشهر، فتنقص مصروفات الفترة وضريبة مدخلاتها عما أُنفق فعلاً.

القيد في المولد وفي ملف إكسل

صيغ أخرى للقيد نفسه

العهدة المستديمة: تعويض ما أنفق ليعود الرصيد كما بدأ: في العهدة المستديمة، وتسمى السلفة المستديمة، تحدد المنشأة سقفاً ثابتاً وتعوض الموظف بعد كل تسوية بمجموع الإيصالات المعتمدة لا أكثر. حولت المؤسسة إلى خالد 4,911 ريالاً يوم 1 أكتوبر 2026، فعادت عهدته إلى 8,500 ريال في أول الدورة. وبعض المنشآت تختصر الطريق فتقيد الإيصالات مصروفات على البنك مباشرة يوم التعويض، فيبقى حساب العهدة ثابتاً على السقف، ولا يظهر نقص النقد الذي بيد الموظف إلا عند عده.

عهدة لمهمة واحدة يرد باقيها: سلمت المؤسسة مندوب مبيعاتها 3,000 ريال يوم 12 أكتوبر 2026 لمشاركتها في معرض تجاري بجدة، فأنفق منها 2,346 ريالاً على مواد الجناح بفاتورة ضريبية من مورد مسجل، ورد الباقي 654 ريالاً نقداً إلى الصندوق. قيد مركب واحد يثبت المصروف وضريبته والنقد العائد، ويُقفل حساب العهدة برصيد صفر.

ترك الموظف العمل قبل تسوية عهدته: إذا ترك خالد العمل بعد تسوية سبتمبر ولم يسلم الباقي 3,589 ريالاً ولا إيصالات عنه، لم يعد المبلغ نقداً بيد المنشأة بل صار حقاً لها عليه، فيُنقل من العهدة إلى حساب مستقل باسمه. واسترداده من مستحقاته يخضع لأحكام الحسم من أجر العامل في المادة 92 من نظام العمل. وإن قدم إيصالات بعد ذلك، نُقل ما تثبته منها من حسابه إلى المصروفات وضريبة المدخلات.