قيد سند الصرف للموردين والمصروفات

مثال محسوب بالريال

سندات هذا المثال صادرة عن شركة افتراضية لصيانة أجهزة التكييف في الرياض، مسجلة في ضريبة القيمة المضافة. يوم 21 أبريل 2026 استلمت قطع غيار من مؤسسة المثال لقطع الغيار وقيدت فاتورتها: من حـ/ المخزون 21,600 ريال ومن حـ/ ضريبة المدخلات 3,240 ريالاً إلى حـ/ الموردين 24,840 ريالاً. في 20 مايو اعتمد المدير المالي سند صرف بتحويل المبلغ كله، فجاء قيده سطرين فقط. وفي 27 مايو اعتمد سنداً ثانياً لوكالة إعلان أصدرت فاتورة ضريبية عن حملة، وسدد مبلغها في اليوم نفسه، وهذا السند لم يسبقه أي قيد. ثم دفعت الشركة في 3 يونيو فاتورة عشاء للعملاء في فندق. يقارن الجدول السندات الثلاثة. ما يفرق بينها ليس المبلغ ولا وسيلة الدفع، بل سؤالان: هل قيدت الفاتورة قبل الدفع، وهل تجيز اللائحة خصم ضريبتها؟

القيد في المولد وفي ملف إكسل

صيغ أخرى للقيد نفسه

سند يدفع مصروفاً بفاتورة ضريبية: سند 27 مايو يجمع المصروف وضريبته في قيد واحد لأنه أول تسجيل للعملية. والحساب الدائن يتبع مصدر المال الفعلي، وهذا ما يضبطه برنامج محاسبة تسجل فيه المصروف وتربطه بالبنك أو الصندوق الذي دفع منه، فلا يختلط تحويل بنكي بدفعة نقدية.

ضيافة لا تخصم ضريبتها: عشاء العملاء في الفندق: الضريبة جزء من المصروف، والبنك دائن بالمبلغ الذي خرج فعلاً.

شيك مؤجل بدل التحويل: لو سددت الشركة مؤسسة المثال بشيك مؤجل وكانت تتابع شيكاتها في حساب مستقل، يكون الدائن أوراق الدفع يوم تسليم الشيك. وعند صرفه تسجل: من حـ/ أوراق الدفع إلى حـ/ البنك 24,840 ريالاً. وتختلف العهدة النقدية عن هذا كله: ما ينفقه الموظف من عهدته لا يصدر له سند على البنك في كل مرة، بل يصدر سند واحد يعيد تغذية العهدة بمجموع ما أنفق.

هل يكفي سند الصرف لخصم ضريبة المدخلات؟

لا يكفي. السند مستند داخلي تحرره المنشأة لتوثق خروج المال ومن اعتمده، أما حق الخصم فتثبته الفاتورة الضريبية التي يصدرها المورد. تشترط المادة 49 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة أن يكون بيد المنشأة دليل على الضريبة بالصيغة التي حددتها المادة 48 من الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة لدول مجلس التعاون، فإن لم يتوفر قبلت أدلة بديلة، في مقدمتها فاتورة ضريبية مبسطة صادرة بشكل صحيح. والمبسطة هي ما يصدره المورد عادة عن توريد تقل قيمته عن 1,000 ريال، بحسب الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. لذلك يرفق إيصال المحل بالسند الصغير مهما قل مبلغه.

مصروفات لا تسترد ضريبتها ولو دفعتها بسند

تعد المادة 50 من اللائحة التنفيذية مشتريات تعامل كأنها خارج النشاط الاقتصادي، فلا تخصم ضريبتها: خدمات الترفيه والرياضة والثقافة، والضيافة في الفنادق والمطاعم وما يشبهها، والمركبات التي تقيدها اللائحة مع إصلاحها ووقودها، والسلع والخدمات للاستعمال الخاص. حين يدفع السند شيئاً منها لا يفتح سطر لضريبة المدخلات، بل تضاف الضريبة إلى المصروف ويصبح القيد سطرين. فعشاء أقامته الشركة لعملائها في فندق يوم 3 يونيو 2026 بفاتورة 21,200 ريال وضريبة 3,180 ريالاً يقيد مصروف ضيافة بمبلغ 24,380 ريالاً كاملاً.

أخطاء شائعة في هذا القيد

• إضافة سطر ضريبة إلى سند يسدد رصيد مورد، فتحسب ضريبة المدخلات مرتين: مع الفاتورة ثم مع الدفع.
• خصم الضريبة اعتماداً على السند وحده دون فاتورة ضريبية أو مبسطة من المورد.
• خصم ضريبة ضيافة في فندق أو مطعم، أو ضريبة وقود مركبة تقيدها اللائحة، لأنها دفعت بسند معتمد.
• جعل الصندوق دائناً عن مبلغ خرج من البنك أو العكس، فيختلف رصيد البنك في الدفاتر عن كشفه آخر الشهر.
• ترحيل السند إلى حساب مصروفات متنوعة بدل الحساب الذي تصفه فاتورة المورد.
• إهمال حفظ إيصالات المحلات الصغيرة، وهي دليل الخصم الذي يلزم حفظه ست سنوات على الأقل.