ماذا يحدث لبياناتك عند إلغاء اشتراك برنامج محاسبة

من يبقى مسؤولاً عن السجلات حين يتوقف الاشتراك؟

أنت. الاشتراك عقد بينك وبين المزود، أما حفظ السجلات فواجب عليك تجاه الهيئة، ولا ينتهي بانتهاء العقد. وهذه القواعد كما في الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات، المبني على اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة في مادتها 66:

وللفاتورة الإلكترونية شرط إضافي. فالدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية يطلب أن يحتوي الحل على وظائف تمكنك من حفظ الفواتير والإشعارات الإلكترونية وأرشفتها بصيغة إكس إم إل. النسخة التي تطبعها للعميل لا تكفي وحدها أرشيفاً.

متى يحق لك إتلاف آخر فاتورة؟

مؤسسة افتراضية لبيع قطع غيار الدراجات في أبها تقدم إقرارها كل ربع سنة. ألغت اشتراك برنامجها في 30 سبتمبر 2026 بعد أن قدمت إقرار الربع الثالث. هذه أقرب المواعيد التي يجوز بعدها إتلاف سجلات كل ربع، بحساب 6 سنوات من نهاية الفترة:

فآخر فاتورة أصدرتها المؤسسة من البرنامج الملغى تبقى في أرشيفها 6 سنوات كاملة بعد يوم الإلغاء. وإن كانت تملك شاحنة توصيل اشترتها في 2025، فراجع ما يقوله الدليل عن الأصول الرأسمالية المنقولة قبل إتلاف أوراقها، فمدتها فيه أطول. وإن كانت تملك محلها، فسجلات العقار تُحفظ 15 سنة على الأقل. وتسجيل الأصول نفسه في قيود الأصول الثابتة.

وحالتان أخريان على القاعدة نفسها:

• منشأة تقدم إقرارها شهرياً: الحساب لا يتغير، لكن الجدول يصبح 12 صفاً لكل سنة، وآخر فترة فيه تنتهي بنهاية شهر الإلغاء.
• منشأة تغلق نشاطها: شطب السجل لا يوقف العد، فكل فترة تحفظ سجلاتها 6 سنوات من نهايتها. وإجراءات الإغلاق نفسها في شطب السجل التجاري.

ماذا تقول شروط المزودين عن بياناتك بعد الإلغاء؟

قرأنا في 7 أكتوبر 2026 ما تنشره 6 شركات في شروطها أو مراكز مساعدتها. ننقله كما ورد، وروابط الصفحات في المصادر أسفل الصفحة:

الفرق بين الصفوف كبير: من 30 يوماً إلى سنة إلى «بحسب التقدير». لكن الدرس واحد في كل الحالات. أطول مهلة في الجدول سنة، وواجبك 6 سنوات على الأقل. فالمهلة عند المزود وقت لتنزيل نسختك، لا أرشيف تعتمد عليه.

ما الذي تنزّله، وبأي صيغة؟

نزّل كل ما يلزمك لإثبات أرقام كل فترة مفتوحة للحفظ، ولمتابعة العمل في البرنامج التالي:

فواتير الموردين هي ما يثبت الضريبة التي خصمتها، كما في قيد ضريبة المدخلات. وإن كان لديك مخزون، فراجع أرصدته قبل التصدير كما في قيود الجرد وتسوية المخزون.

بعد التنزيل افتح كل ملف، وتحقق من أن مجاميعه تطابق ميزان المراجعة. مثال: إذا كان مجموع المدين في الميزان المصدّر 486,320 ريالاً ومجموع الدائن 486,320 ريالاً، فيجب أن تبدأ الأرصدة الافتتاحية في البرنامج التالي بالمجموعين نفسيهما. ثم احفظ نسختين في مكانين مختلفين.

الأسبوعان الأخيران قبل الإلغاء: قائمة بالترتيب

1. أقفل آخر فترة وقدّم إقرارها قبل الإلغاء، ونزّل تقرير الإقرار من البرنامج نفسه.
2. اقرأ شروط مزودك عن البيانات واكتب تاريخ انتهاء مهلته في تقويمك. لا تترك الاشتراك ينتهي من تلقاء نفسه، فقد يبدأ عدّاد الحذف دون أن تنتبه.
3. نزّل الملفات في جدول القسم السابق كلها، لكل فترة لم تنته مدة حفظها.
4. افتح الملفات وطابق مجاميعها مع ميزان المراجعة، واحفظ نسختين.
5. أدخل الأرصدة الافتتاحية في البرنامج التالي بتاريخ اليوم التالي للإقفال، وتأكد من أنه يصدر الفاتورة الإلكترونية كما يشترط نظام الفوترة قبل أن تصدر منه أول فاتورة. والأسئلة التي تطرحها على المزود الجديد في أسئلة قبل الاشتراك في برنامج محاسبة.
6. ألغِ الاشتراك واحفظ رسالة تأكيد الإلغاء مع تاريخها.

وإن لم تكن قد اخترت البرنامج التالي بعد، فخطوات الاختيار في برنامج محاسبة.

أخطاء تكلفك سجلاً لا يمكن استعادته

• الاكتفاء بنسخ بي دي إف للفواتير الإلكترونية. الملف المطبوع لا يغني عن ملف إكس إم إل الذي يطلب الدليل أرشفته.
• تصدير دفتر الأستاذ دون المرفقات. الأرقام بلا فواتير الموردين لا تثبت ضريبة المدخلات التي خصمتها.
• حفظ الأرشيف بلغة أخرى وحدها. السجلات تُمسك بالعربية، فإن صدّرت تقريراً بالإنجليزية فاحفظ نسخته العربية معه.
• الاعتماد على مهلة الاطلاع عند المزود أرشيفاً. المهلة تنتهي قبل واجبك بسنوات، والمسؤولية لم تنتقل إليه أصلاً.