قيد المصروفات المستحقة في نهاية الفترة

مثال محسوب بالريال

مكتب افتراضي للتصميم الهندسي في الخبر، مسجل في ضريبة القيمة المضافة ويقدم إقراره كل ربع سنة، يقفل سنته المالية في 31 ديسمبر 2026. يتعاقد مع «شركة المثال لخدمات التقنية» على دعم تقني شهري بمبلغ 9,750 ريالاً قبل الضريبة، تصدر فاتورته بعد انقضاء الشهر. يوم الإقفال لم تكن فاتورة ديسمبر قد وصلت، فسجل المكتب القيد أعلاه. في 6 يناير 2027 جاءت الفاتورة بمبلغ 9,750 ريالاً وضريبة 1,462.50 ريال، أي 11,212.50 ريال بأجل 30 يوماً، فقيدها هكذا: من حـ/ مصروفات مستحقة 9,750، ومن حـ/ ضريبة المدخلات 1,462.50، إلى حـ/ الموردين 11,212.50. وفي 5 فبراير 2027 حول المكتب المبلغ من البنك فأقفل رصيد المورد. ولم يكن الدعم التقني البند الوحيد، فالجدول يجمع ما استحق على المكتب في ذلك اليوم.

نسبة ضريبة القيمة المضافة في هذا المثال 15%.

لماذا يظهر المصروف في ديسمبر وهو لم يدفع؟

تُعَدّ القوائم المالية على أساس الاستحقاق، عدا معلومات التدفقات النقدية، وفق المعايير الدولية للتقرير المالي المعتمدة في المملكة من الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين. انتفع المكتب بالدعم التقني طوال ديسمبر، فنشأ عليه التزام حاضر بسبب حدث مضى، وتسويته ستخرج مالاً من البنك. وزيادة الالتزامات التي تنقص حقوق الملكية، من غير توزيع على الملاك، هي ما يسميه الإطار المفاهيمي مصروفاً. لذلك تتحمل نتيجة ديسمبر التكلفة، ويظهر المبلغ في الميزانية التزاماً متداولاً إلى أن تصل الفاتورة. والرواتب التي تخص ديسمبر وتصرف في يناير تتبع المنطق نفسه، ولها قيد استحقاق مستقل.

ضريبة المدخلات تنتظر الفاتورة الضريبية

لا يخصم المكلف ضريبة المدخلات إلا وبيده المستند المؤيد لها، وهو الفاتورة الضريبية، بموجب الفقرة 7 من المادة 49 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة. لهذا يخلو قيد 31 ديسمبر من سطر الضريبة، ولو كان المورد مسجلاً والضريبة متوقعة. فاتورة الدعم التقني وصلت في 6 يناير 2027، فتدخل ضريبتها البالغة 1,462.50 ريال إقرار الربع الأول من 2027. وتسمح الفقرة 8 من المادة نفسها بالخصم في فترة لاحقة لفترة التوريد، على ألا يتجاوز ذلك خمس سنوات تقويمية بعد السنة التي حصل فيها التوريد.

مصروف مستحق أم مخصص أم مورد دائن؟

الثلاثة التزامات، لكن كلاً منها يسجل في حساب مختلف. المصروف المستحق خدمة انتهت ومبلغها وموعد سدادها شبه معروفين، وكل ما ينقص هو الفاتورة. أما المخصص فيعرفه معيار المحاسبة الدولي 37 بأنه التزام غير مؤكد التوقيت أو المبلغ، فتقديره أوسع من تقدير فاتورة كهرباء. ومتى وصلت الفاتورة انتهى الاستحقاق، وصار المبلغ ديناً على حساب الموردين يسدد في موعده.

صيغ أخرى للقيد نفسه

الفاتورة جاءت أعلى من التقدير: قدر المكتب كهرباء ديسمبر بمبلغ 3,480 ريالاً، ثم وصلت الفاتورة في 11 يناير 2027 بمبلغ 3,613.20 ريال قبل الضريبة، ودفعها من البنك في اليوم نفسه. والفاتورة ضريبية بنسبة 15%، فضريبتها 541.98 ريال، والمدفوع 4,155.18 ريال. الزيادة البالغة 133.20 ريال مصروف يناير، لأن التقدير تغير حين ظهرت المعلومة الجديدة، ولا يعاد فتح ديسمبر من أجلها. ولو جاءت الفاتورة أقل من التقدير لقُيِّد الفرق في الطرف الدائن لمصروف الكهرباء في يناير. ومقارنة التقدير بالفاتورة شهراً بعد شهر تصبح أسهل في برنامج محاسبة تصنف فيه كل مصروف في بنده وتربطه بالحساب الذي دُفع منه.

القيد العكسي في أول يوم من السنة: بعض المحاسبين يعكسون الاستحقاق صباح 1 يناير 2027 بالقيد المعروض هنا، ثم يسجلون فاتورة 6 يناير كأي فاتورة مورد: من حـ/ مصروف الاستشارات التقنية 9,750، ومن حـ/ ضريبة المدخلات 1,462.50، إلى حـ/ الموردين 11,212.50. صافي ما يحمله يناير من خدمة ديسمبر صفر، لأن الدائن في القيد العكسي يلغي المدين في قيد الفاتورة. وميزة الطريقة أن من يسجل الفاتورة لا يحتاج إلى معرفة ما استحق قبلها. لكن الطريقتين لا تجتمعان: من عكس القيد لا يجعل المصروفات المستحقة مدينة مرة ثانية عند وصول الفاتورة.

عقد بدأ في منتصف الشهر: عقد النظافة بمبلغ 4,960 ريالاً شهرياً بدأ في 12 ديسمبر، فقيمة اليوم 4,960 ÷ 31 = 160 ريالاً، وما استحق حتى 31 ديسمبر 20 يوماً × 160 = 3,200 ريال، سُجّلت بقيد: من حـ/ مصروف النظافة إلى حـ/ مصروفات مستحقة. الفاتورة الأولى تغطي من 12 ديسمبر إلى 11 يناير، وتصل بمبلغ 4,960 ريالاً وضريبة 744 ريالاً، أي 5,704 ريالات. يُقفل منها الجزء المستحق، ويذهب الباقي البالغ 1,760 ريالاً، وهو 11 يوماً من يناير، إلى مصروف الشهر الجديد.

القيد في المولد وفي ملف إكسل

أخطاء شائعة في هذا القيد

• إضافة سطر ضريبة المدخلات إلى قيد الاستحقاق قبل وجود الفاتورة الضريبية، فتُخصم ضريبة لا مستند لها في الإقرار.
• تسجيل فاتورة مورد وصلت فعلاً على حساب المصروفات المستحقة، مع أن الفاتورة المستلمة دين على حساب الموردين.
• عكس الاستحقاق في 1 يناير ثم جعل المصروفات المستحقة مدينة مرة أخرى عند وصول الفاتورة، فيصبح رصيدها مديناً.
• إعادة فتح ديسمبر بعد إقفاله لتصحيح فرق صغير بين التقدير والفاتورة، بدلاً من قيده في الشهر الذي ظهر فيه. الخطأ الحقيقي في الأرقام حالة أخرى لها معالجتها.
• استحقاق مصروف لخدمة لم تقدم بعد، مثل عقد السنة القادمة الموقع في ديسمبر: هذا ارتباط تعاقدي، لا مصروف للفترة المقفلة.