المصروفات في المحاسبة: أنواعها وقيد كل نوع

محتويات الصفحة

1. ما المصروف في المحاسبة، وما الذي ليس مصروفاً؟
2. شهر من مصروفات مطبعة في الدمام
3. ثلاثة توقيتات للمصروف: يدفع الآن، أو لاحقاً، أو مقدماً
4. هل المصروفات الإدارية نوع مستقل عن التشغيلية؟
5. جدول: أشهر المصروفات وحساباتها
6. أين تذهب الـ15% في فاتورة المصروف؟
7. توزيع المصروف على مراكز التكلفة
8. أخطاء في تسجيل المصروفات

ما المصروف في المحاسبة، وما الذي ليس مصروفاً؟

يعرّف الإطار المفاهيمي للتقرير المالي المصروفات، بتصرف في الصياغة، بأنها نقص في الأصول أو زيادة في الالتزامات ينتج عنه نقص في حقوق الملكية، باستثناء ما يوزع على الملاك. المهم في التعريف عبارة واحدة: «نقص في حقوق الملكية». فخروج المال من البنك وحده لا يجعل العملية مصروفاً.

ثلاث عمليات يخرج فيها المال ولا تسجل مصروفاً:

ويعترف معيار المحاسبة الدولي 16 بالآلة أصلاً متى كان مرجحاً أن تجلب منافع اقتصادية مستقبلية وأمكن قياس تكلفتها بموثوقية، وتفصيل تسجيلها في قيد شراء أصل ثابت، وتوزيع تكلفتها على سنوات عمرها في قيد الإهلاك. وسبب بقاء المسحوبات خارج قائمة الدخل مشروح في الفرق بين المدين والدائن. والحد بين إصلاح الآلة وتحسينها، أي بين المصروف والأصل، له صفحة مستقلة هي قيد صيانة وتحسين الأصل.

شهر من مصروفات مطبعة في الدمام

«مطبعة المثال» منشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، لها مركزا تكلفة: «الإنتاج» حيث آلات الطباعة، و«المعرض» حيث يستقبل العملاء. هذه ست مصروفات من يوليو 2026، مرتبة بحسب توقيت الدفع ومعاملة الضريبة، لا بحسب التاريخ:

الحساب: 6,920 × 15% = 1,038، و3,260 × 15% = 489، و1,180 × 15% = 177، و8,940 × 15% = 1,341، و8,940 ÷ 12 = 745. وكل سطر في الجدول متوازن.

الإعلان دُفع ببطاقة المنشأة، والبطاقة تُسدد من حسابها البنكي، فكان الطرف الدائن البنك. والغداء مبلغه 1,180 ريالاً قبل الضريبة، لكن المنشأة لا تستطيع خصم ضريبته، فسجلت المبلغ كله، 1,357 ريالاً، في مصروف الضيافة.

ثلاثة توقيتات للمصروف: يدفع الآن، أو لاحقاً، أو مقدماً

قارن الأحبار والكهرباء والاشتراك. ثلاثتها من مصروفات يوليو، لكن المال تحرك في كل منها في وقت مختلف:

• الأحبار دُفع ثمنها يوم استُخدمت تقريباً، فقيد واحد يكفي.
• الكهرباء استهلكتها المطبعة في يوليو ولم تصل فاتورتها. يسجل المصروف في يوليو مقابل مصروفات مستحقة، ثم يسدد الالتزام في أغسطس: من حـ/ مصروفات مستحقة 2,740، ومن حـ/ ضريبة المدخلات 411، إلى حـ/ البنك 3,151. وإن جاءت الفاتورة بمبلغ يختلف عن التقدير، ذهب الفرق إلى مصروف الكهرباء نفسه في أغسطس. والتفصيل في قيد المصروفات المستحقة.
• الاشتراك دُفع لسنة كاملة في أول الشهر. لا يحمل يوليو منه إلا 745 ريالاً، ويظل الباقي أصلاً يتناقص شهراً بعد شهر حتى يونيو 2027، كما في قيد المصروفات المدفوعة مقدماً.

لو انتظرت المطبعة فاتورة الكهرباء ولم تسجل الاستحقاق، لظهرت مصروفات يوليو أقل بمبلغ 2,740 ريالاً وظهر ربح يوليو أعلى بالمبلغ نفسه، ثم حمل أغسطس كهرباء شهرين. ومثل ذلك المصروفات الصغيرة التي يدفعها موظف من عهدة نقدية: تسجل مصروفاً حين يسلم إيصالاتها ويسوي عهدته، كما يشرح قيد العهدة النقدية.

هل المصروفات الإدارية نوع مستقل عن التشغيلية؟

لا. القوائم الشائعة تضع «تشغيلية، إدارية، تمويلية، رأسمالية» في سطر واحد، وهي في الحقيقة ثلاث طرق مختلفة لتقسيم المصروفات، والرأسمالية ليست مصروفاً أصلاً.

المعيار الدولي للتقرير المالي 18 يحل محل معيار المحاسبة الدولي 1، ويسري على الفترات السنوية التي تبدأ في 1 يناير 2027 أو بعده، مع جواز تطبيقه قبل ذلك. ويحدد للدخل والمصروفات في قائمة الدخل ثلاث فئات رئيسية: التشغيل، والاستثمار، والتمويل. وتعرض المصروفات التشغيلية إما بحسب طبيعتها، كالمواد والكهرباء والإهلاك، وإما بحسب وظيفتها، كتكلفة المبيعات والبيع والإدارة. ومن يعرضها بحسب الوظيفة يفصح عن بنود بعينها بحسب طبيعتها: الإهلاك، والإطفاء، ومنافع الموظفين، وخسائر الهبوط في القيمة، وتخفيض قيمة المخزون. والمملكة تطبق المعايير الدولية كما تعتمدها الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين، وحتى يسري المعيار الجديد يبقى معيار المحاسبة الدولي 1 هو مرجع عرض القوائم.

بهذا الميزان تترتب الأسماء المتداولة هكذا:

وعلى هذا التقسيم يظهر شهر المطبعة كما يلي، على افتراض أنها باعت إنتاج يوليو في يوليو نفسه، وبعد توزيع الكهرباء 70% على الإنتاج و30% على المعرض:

وُضعت الضيافة في البيع لأن الضيفين عميلان جاءا لطلبية، ولو كان الغداء لاجتماع داخلي لكان مكانها الإدارة. هذا اجتهاد يحكمه الغرض من المصروف، والمهم أن تثبت المنشأة عليه من شهر إلى شهر.

جدول: أشهر المصروفات وحساباتها

حصة المنشأة في التأمينات تحسب بالنسب الجارية في حاسبة حصة التأمينات. وللرسوم البنكية وتكاليف القروض ومعاملتها في الضريبة صفحة مستقلة هي قيد الرسوم البنكية.

أين تذهب الـ15% في فاتورة المصروف؟

تذهب إلى سطر مستقل في الطرف المدين باسم ضريبة المدخلات، ولا تضاف إلى حساب المصروف. فهي أصل تستعيده المنشأة حين تخصمه من ضريبة المخرجات على مبيعاتها، بشرط أن يكون المصروف لنشاطها الاقتصادي وأن تحتفظ بفاتورته الضريبية.

ويستثني دليل خصم ضريبة المدخلات، استناداً إلى المادة 50 من اللائحة التنفيذية، حالات لا تخصم فيها الضريبة مهما كانت الفاتورة صحيحة، منها الضيافة والترفيه كالمطاعم والفنادق، والخدمات الرياضية والثقافية، وسيارات الركاب ووقودها في الغالب، والاستهلاك الشخصي. في هذه الحالات تبقى الضريبة جزءاً من تكلفة المصروف.

فمطبعة المثال تخصم في إقرار يوليو 1,038 + 1,341 + 489 = 2,868 ريالاً. لاحظ أن ضريبة الاشتراك تخصم كاملة في يوليو مع أن المصروف نفسه يتوزع على اثني عشر شهراً، لأن الخصم مرتبط بالفاتورة لا بالمصروف. ولا يُخصم مبلغ 177 ريالاً على الغداء، وتنتظر ضريبة الكهرباء، ومبلغها 411 ريالاً، فاتورة أغسطس. ويُصرف مبلغ الغداء من الصندوق بسند يوثقه، كما في قيد سند الصرف. أما شروط الخصم كاملة وفرز الفواتير بين الفترات فمكانها قيد ضريبة المدخلات.

توزيع المصروف على مراكز التكلفة

فاتورة كهرباء المطبعة واحدة، لكن الآلات في مركز الإنتاج تستهلك معظمها. وزعتها المطبعة 70% و30% بحسب قراءة العدادين الفرعيين، فصار قيد الاستحقاق ثلاثة أسطر:

الحساب المدين لم يتغير، ولا المجموع. مركز التكلفة وسم يلحق بكل سطر، فيستطيع المالك أن يسأل: كم كلف المعرض هذا الشهر؟ ويجد الجواب دون أن يفتح حساباً جديداً لكل فرع أو قسم.

واختيار الحساب ومركز التكلفة لحظة إدخال الفاتورة أسهل كثيراً من فرز الشهر كله في آخره. ويجري ذلك في برنامج محاسبة يسجل المصروفات ويصنفها ويربط كل مصروف بالبنك أو الصندوق أو البطاقة، ثم يخرج تقرير كل مركز من البيانات نفسها.

أخطاء في تسجيل المصروفات

• تحميل المصروف بالمبلغ شاملاً الضريبة. من يسجل الأحبار 7,958 ريالاً في مستلزمات الإنتاج يضخم التكلفة، ولا يصل مبلغ 1,038 ريالاً إلى الإقرار أبداً.
• خصم ضريبة فاتورة المطعم. ضريبة الغداء البالغة 177 ريالاً من الحالات المستثناة، وخصمها يعرّض الإقرار للتصحيح.
• تحميل الاشتراك السنوي على شهر واحد. تسجيل 8,940 ريالاً مصروفاً في يوليو يبالغ في مصروفاته ويترك الأشهر الأحد عشر التالية بلا تكلفة.
• كتابة سطر ضريبة في قيد الاستحقاق. لا فاتورة ضريبية بعد، فلا خصم، ويضاف السطر حين تصل الفاتورة ويسدد الالتزام.
• الخلط بين الأصل والصيانة. تسجيل آلة جديدة في مصروفات الصيانة يخفض ربح السنة بلا سبب، وتسجيل إصلاح عادي في الأصول يرفعه.
• حساب واحد باسم «مصروفات متنوعة». يبتلع الحساب كل شيء، فلا يظهر تصنيف بحسب الوظيفة ولا تقرير لمركز تكلفة.