ترحيل رصيد الإجازات السنوية في نظام العمل

هل يرحل نظام العمل رصيد الإجازة تلقائياً؟

لا. القاعدة في المادة 109 أن «يتمتع العامل بإجازته في سنة استحقاقها»، والتأجيل استثناء بابه الوحيد المادة 110. فالأيام لا تنتقل إلى السنة الجديدة بمرور التاريخ، وإنما بقرار له صاحب معروف وتاريخ مكتوب.

والقواعد هنا للإجازة السنوية وحدها، أما المرضية وبقية الإجازات النظامية فأحكامها في أنواع الإجازات في نظام العمل.

ماذا تفعل بالأيام المتبقية في آخر سنة الاستحقاق؟

قبل أن تغلق سنة العامل، راجع رصيده ثم ضعه في أحد خمسة مسارات. لكل مسار سند في النص أو حد يقف عنده، ولكل مسار ورقة تبقى في الملف.

وفوق المسارات الخمسة حد واحد لا يتخطاه أي اتفاق، نصه في المادة 110: «على ألا يتعدى التأجيل نهاية السنة التالية لسنة استحقاق الإجازة». فالأيام المؤجلة تعبر سنة واحدة، ولا يعاد تأجيلها لتتراكم رصيداً يكبر عاماً بعد عام.

النظام لا يشترط الكتابة في طلب العامل، لكنها تحفظ للطرفين ما اتفقا عليه. يصلح لذلك نموذج طلب إجازة إذا ذكر فيه العامل أنه يطلب التأجيل وعدد الأيام. وشرائح الإجازة ومهلة الإشعار بموعدها مشروحة في الإجازة السنوية.

الرصيد المرحل في سجل العامل: مثال على سنتين

يتابع صاحب العمل الرصيد بأربعة أرقام لكل سنة: ما جاء من السنة السابقة، وما استحق عن السنة، وما أخذه العامل، وما بقي. هذا سجل العامل نفسه، وقد دخل رصيده المؤجل، وهو 9 أيام، سنته الثانية بالتأجيل.

المعادلة واحدة في العمودين: المرحل + المستحق − المأخوذ = الباقي. في السنة الأولى 0 + 21 − 12 = 9، وفي الثانية 9 + 21 − 26 = 4.

أخذ العامل 26 يوماً في سنته الثانية، فخُصمت منها الأيام المؤجلة، وهي 9، أولاً، ثم 17 يوماً من السنة نفسها. بهذا الترتيب انتهت الأيام المؤجلة قبل حدها الأخير في 31 أغسطس 2027. أما الأيام الباقية، وهي 4، فمن سنة 2026/2027، ولا تعبر إلى ما بعدها إلا بأحد بابي المادة 110، وحدها الأخير 31 أغسطس 2028.

النظام لا يرتب الأيام المؤجلة والجديدة عند الخصم. لكن الحد الأخير في المادة 110 يجعل تقديم المؤجلة هو الترتيب الذي يحمي المنشأة، لأنها أقرب الأيام إلى انتهاء مهلتها. وهذه سياسة تكتبها المنشأة، لا حكم في النظام: ضعها في لائحة تنظيم العمل أو سياسة الإجازات، وطبقها على جميع العاملين.

والرقم 21 في الجدول هو الحد الأدنى لسنة كاملة في المادة 109. أما المستحق حتى تاريخ بعينه، أو لمن انتقل إلى شريحة 30 يوماً، فتعطيه حاسبة رصيد الإجازات مع خانة للأيام المرحلة.

ما مصير الرصيد عند انتهاء عقد العامل؟

إذا ترك العامل العمل وفي رصيده أيام لم يأخذها فله أجرتها. نص المادة 111: «للعامل الحق في الحصول على أجرة عن أيام الإجازة المستحقة إذا ترك العمل قبل استعماله لها». وتربط المادة الأجرة بـ«المدة التي لم يحصل على إجازته عنها»، فتشمل في قراءتنا لنصها الأيام المؤجلة من السنة السابقة مع أيام السنة الجارية. ويضاف إليها نصيب الجزء الأخير من السنة بنسبة ما عمله منه.

وموعد التسوية في المادة 88، ويختلف بحسب من أنهى العقد. وأجرة أيام الإجازة من الحقوق التي تصفى في هذا الموعد، استنتاجاً من المادتين 88 و111.

قبل التسوية يسلم مسؤول الموارد البشرية من يعد المخالصة 3 أرقام من السجل: الأيام المؤجلة مع تاريخ كل تأجيل، وأيام السنة الجارية التي لم تؤخذ، ونصيب الجزء الأخير من السنة. ثم تكتب الأيام في نموذج مخالصة مالية. أما قيمتها بالريال والأجر الذي تحسب عليه فمكانهما بدل الإجازة وحاسبة بدل الإجازة السنوية.

ما الذي يسجله صاحب العمل عن الرصيد؟

توجب المادة 17 على صاحب العمل أن يحتفظ في مكان العمل بالسجلات والكشوف والملفات التي تحددها اللائحة التنفيذية. وفي قائمة اللائحة كشف بأسماء العمال، وكشف بالأجور، وسجل للغرامات، وسجل للحضور والانصراف، وملف لكل عامل، وليس بينها سجل يحمل اسم الإجازات. فسجل الرصيد ممارسة تحمي المنشأة عند الخلاف وعند التسوية، وهذه حقوله:

احفظ السجل في ملف العامل، ورقياً أو إلكترونياً، فاللائحة تقبل الصيغتين لسجلاتها. وما يضمه الملف غير ذلك في ملف الموظف. وفي الدفاتر تظهر الأيام المستحقة التي لم تؤخذ التزاماً على المنشأة، وطريقة إثباته في قيد استحقاق الإجازات.

أخطاء تتكرر عند ترحيل الرصيد

• شطب الأيام الباقية في آخر السنة كأن النظام أسقطها، وهو لا ينص على ذلك.
• نقل الرصيد إلى السنة الجديدة دون أن يكتب من طلب ومن وافق ومتى.
• ترك الأيام المؤجلة تتجاوز نهاية السنة التالية، أو تأجيلها مرة ثانية.
• خلط الأيام المؤجلة بالجديدة بلا ترتيب معلن، فلا يستطيع أحد إثبات أن الحد احترم.
• تصفية الرصيد نقداً في آخر السنة والعامل مستمر في عمله، والمادة 109 تمنع ذلك، بدلاً من جدولة الأيام.
• إسقاط الأيام المؤجلة من المخالصة عند ترك العمل، مع أن المادة 111 تعطيه أجرتها.

ومتابعة الرصيد فصل من دليل نظام العمل السعودي لأصحاب المنشآت، الذي يرتب التزامات المنشأة من التعاقد حتى انتهاء الخدمة.