القيود المحاسبية: شرح قيد اليومية بالأمثلة

محتويات الصفحة

1. ما القيد المحاسبي، وما الذي يدخل في دفتر اليومية؟
2. شهر واحد في دفتر يومية منشأة صغيرة
3. كيف تعرف الطرف المدين والطرف الدائن في دقيقة؟
4. قيد بضريبة القيمة المضافة سطراً بسطر
5. من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ ثم ميزان المراجعة
6. أنواع القيود في جدول واحد
7. خريطة مكتبة القيود حسب نوع العملية
8. ما الذي تحفظه المنشأة، وكم سنة؟
9. أخطاء تكسر توازن القيد

ما القيد المحاسبي، وما الذي يدخل في دفتر اليومية؟

كل عملية تغير شيئين في المنشأة على الأقل. شراء بضاعة نقداً يزيد البضاعة وينقص النقد، وقرض من البنك يزيد النقد ويزيد الالتزام. القيد يكتب هذين الأثرين معاً، ولهذا يسمى النظام كله القيد المزدوج. والمعادلة التي يحفظ توازنها هي: الأصول تساوي الالتزامات مضافاً إليها حقوق الملكية.

يعرّف الإطار المفاهيمي للتقرير المالي خمسة عناصر تنتمي إليها كل الحسابات: الأصول، والالتزامات، وحقوق الملكية، والدخل، والمصروفات. وتطبق المملكة المعايير الدولية للتقرير المالي المعتمدة من الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين: المنشآت ذات المساءلة العامة تطبق المعايير كاملة، والمنشآت الصغيرة والمتوسطة تطبق معيارها الخاص أو تختار المعايير الكاملة.

دفتر اليومية هو السجل الأول الذي تدخل فيه القيود بترتيب حدوثها، ولذلك يسمى سجل القيد الأصلي. وكل سطر فيه يحمل خمسة أركان:

البيان ورقم المستند يبدوان تفصيلاً صغيراً، لكنهما ما يسمح لمراجع بعد سنة بأن يصل من القيد إلى الورقة التي أنشأته.

شهر واحد في دفتر يومية منشأة صغيرة

«مؤسسة المثال للقرطاسية» في أبها مؤسسة فردية مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، وتمسك مخزونها بالجرد الدوري، فتذهب مشترياتها إلى حساب المشتريات. هذه عملياتها في أغسطس 2026 كما دخلت دفتر اليومية:

مجموع الطرفين متساوٍ في كل سطر: 9,000 ثم 4,140 ثم 5,980 ثم 2,645 ثم 5,980. القيدان الثاني والرابع مركبان، فيهما حسابان في الطرف المدين وحساب واحد في الدائن، والتفصيل في القيد المركب.

ولو كانت المؤسسة تمسك المخزون بالجرد المستمر، لجعلت المخزون مديناً بدلاً من المشتريات عند الشراء، وأضافت عند كل بيع قيد تكلفة البضاعة المباعة.

كيف تعرف الطرف المدين والطرف الدائن في دقيقة؟

اسأل عن كل حساب في العملية سؤالين: من أي العناصر الخمسة هو، وهل زاد أم نقص؟ ثم طبق الجدول:

النقص يسجل في الطرف المعاكس. فحين دفعت المؤسسة فاتورة الكهرباء نقص رصيد البنك، وهو أصل، فسُجل في الطرف الدائن. وللقاعدة استثناءات ظاهرية، مثل مجمع الإهلاك وكشف حساب البنك، يشرحها دليل المدين والدائن في القيد.

قيد بضريبة القيمة المضافة سطراً بسطر

العملية الثالثة هي الأكثر تكراراً في أي منشأة سعودية مسجلة في الضريبة. نتتبعها خطوة خطوة:

1. الصافي. سعر البضاعة قبل الضريبة 5,200 ريال، وهو إيراد المؤسسة الحقيقي.
2. الضريبة. النسبة الأساسية 15%، فتكون 5,200 × 15% = 780 ريالاً. هذا المبلغ ليس إيراداً، بل أمانة تحصلها المؤسسة لتوردها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
3. ما على العميل. 5,200 + 780 = 5,980 ريالاً، وهو ما يدخل في حساب العملاء مديناً.
4. الطرف الدائن. المبيعات بالصافي، وضريبة القيمة المضافة المستحقة بالضريبة، في سطرين منفصلين.
5. الفترة. بموجب المادة 23 من الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة لدول مجلس التعاون، تُستحق الضريبة عند أول ما يقع من ثلاث وقائع: التوريد، أو إصدار الفاتورة، أو قبض الثمن. التسليم والفاتورة في 9 أغسطس، فتدخل الضريبة إقرار الفترة التي تضم أغسطس، ولو تأخر التحصيل.

في الشراء ينعكس موضع الضريبة: ما دفعته المؤسسة على البضاعة والكهرباء يسجل مديناً في ضريبة المدخلات، لأن المؤسسة تخصمه من ضريبة مبيعاتها متى كانت بيدها فاتورة ضريبية صحيحة، كما يشرح قيد ضريبة المدخلات. وفي هذا الشهر بلغت المدخلات 885 ريالاً والمخرجات 780، فالفرق 105 ريالات لصالح المؤسسة، وطريقة إقفال الحسابين في قيد تسوية ضريبة القيمة المضافة.

من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ ثم ميزان المراجعة

دفتر اليومية يجيب عن سؤال: ماذا حدث، ومتى؟ لكنه لا يقول كم في البنك الآن. لذلك ينقل كل سطر من القيد إلى صفحة حسابه في دفتر الأستاذ، وهذا النقل هو الترحيل. وهذه صفحة حساب البنك بعد ترحيل الشهر:

وبالطريقة نفسها يُقفل حساب العملاء برصيد صفر بعد التحصيل، ويصل رصيد ضريبة المدخلات إلى 885 ريالاً مديناً. وفي آخر الشهر توضع أرصدة كل الحسابات في جدول واحد هو ميزان المراجعة:

تساوي المجموعين يعني أن كل قيد رحّل بطرفيه كاملين. وخطوات الترحيل بالتفصيل في دفتر الأستاذ والترحيل، وقراءة الميزان وأسباب اختلاله في ميزان المراجعة.

في البرامج المحاسبية لا يكتب أحد صفحة الأستاذ بيده: يحفظ القيد مرة واحدة، ويظهر أثره في الحساب وفي الميزان من فوره. ويعرض برنامج محاسبة وفوترة إلكترونية بواجهة عربية تقرير ميزان المراجعة ضمن تقاريره، فيرى صاحب المنشأة أرصدته دون انتظار نهاية الشهر. وفي نهاية السنة تبنى القوائم المالية من هذه الأرصدة، وتودع المنشآت الملزمة قوائمها عبر منصة قوائم.

أنواع القيود في جدول واحد

القيد العكسي ليس أداة لتصحيح الأخطاء، فهو يلغي تسوية صحيحة بعد أن أدت غرضها. ولكل نوع صفحته: القيد الافتتاحي، وقيد تصحيح الأخطاء، وقيود الإقفال وقائمة الدخل.

خريطة مكتبة القيود حسب نوع العملية

ابحث عن العملية في العمود الأول، فتجد طرفيها وصفحتها بمثال محسوب ومولّد للقيد وملف إكسل:

ما الذي تحفظه المنشأة، وكم سنة؟

ما يحفظ ليس دفتر اليومية وحده، بل كل ما يثبت قيوده: الفواتير الضريبية الصادرة والواردة، وإشعارات التعديل، وكشوف البنك، وسندات القبض والصرف. فالقيد بلا مستند رقم لا يمكن الدفاع عنه أمام مراجع أو أمام الهيئة.

أخطاء تكسر توازن القيد

• قيد المبيعات بالمبلغ الشامل. حين يدخل 5,980 كله في المبيعات يتضخم الإيراد، ويختفي ما يجب توريده للهيئة.
• نسيان سطر الضريبة في أحد الطرفين. يختلف الطرفان بمقدار الضريبة بالضبط، وهذا أسرع فرق يمكن تشخيصه في الميزان.
• تحميل المصروف بالفاتورة كاملة. تسجيل الكهرباء بمبلغ 2,645 يضيع 345 ريالاً من ضريبة المدخلات كان يحق خصمها.
• قيد بلا بيان ولا رقم مستند. يبقى متوازناً، لكن لا أحد يستطيع بعد أشهر أن يعرف أي فاتورة يمثل.
• انتظار التحصيل لتسجيل البيع الآجل. هذا تسجيل نقدي في دفاتر يفترض أنها على أساس الاستحقاق، وفيه تفويت لضريبة تخص فترة التوريد.

وانتبه إلى أن توازن الميزان لا يعني خلو الدفاتر من الأخطاء. فالقيد الذي رُحّل إلى حساب خطأ بطرفين متساويين يمر في الميزان دون أن يظهر، ولا يكشفه إلا الرجوع إلى المستندات أو مطابقة الأرصدة مع كشوفها.